|
|
Ders sonunda yapabilecekleriniz:
-Bir rapor tasarlamak.
-Raporlar aracılığıyla çeşitli alt
toplam ve ara toplam gereksinimlerine yanıt verecek gruplama (grouping) yapmak.
-Raporları ekranda (önizleme) ve
yazıcıda görmek.
Raporlar (Reports) tablolarda yer
alan ya da sorgularla elde edilen verilerin belli bir düzendeki ekrandan ön
izlenmesini ya da basılı çıktı olarak alınmasını sağlar. Raporlar, verilerin
sıralı ya da istediğini şekilde düzenli olarak yazıcıdan alınmasını, verilerin
üzerinde gruplama ve hesaplamaların yapılmasını sağlayan bir araçtır. Örneğin
bir satıcının aylık satışları listelendikten sonra onların alt toplamlarını
almak, tarihe, koda, türe, tipe vb kriterlere göre ara toplamlarını almak, yine
bu grupları istenildiği gibi sıralamak için raporlar kullanılır. Bunun dışında
raporlar bölümü grafik yaratmak ve etiket çekmek için de kullanılır.
Örnek satış bilgileri:
Kodu Grubu Borcu
1 ana 1000
1 ana 2000
2 ana 3000
2 ana 1000
1 ana 4000
1 ana 5000
3 toptan 1000
4 toptan 1000
5 ana 1000
1 ana 2000
1 ana 3000
Koda göre gruplanmış bilgiler:
Kodu grubu Borcu
1 ana 1000
1 ana 2000
1 ana 4000
1 ana 5000
1 ana 2000
1 ana 3000
ara toplam 17000
2 ana 3000
2 ana 1000
ara toplam 4000
3 toptan 1000
ara toplam 1000
4 toptan 1000
ara toplam 1000
5 ana 1000
ara toplam 1000
Raporlar (Reports) tablolarda yer
alan ya da sorgularla elde edilen verilerin belli bir düzendeki basılı
çıktılarıdır. Microsoft Access, verilerin yazıcıdan çıktısının alınması,
verilerin üzerinde gruplama ve hesaplamaların yapılabilmesini sağlayan geniş
bir raporlama olanağına sahiptir. Örneğin bir satıcının aylık satışları
listelendikten sonra onların alt toplamlarını almak, tarihe, koda, türe, tipe
vb kriterlere göre ara toplamlarını almak, yine bu grupları istenildiği gibi
sıralamak için raporlar kullanılır. Bunun dışında raporlar bölümü grafik
yaratmak ve etiket çekmek için de kullanılır.
Raporlama, daha önceki bölümlerde
yer alan form yaratma ve kullanımı konularına benzer. Raporlar normal olarak
kullanıcı tarafından manuel olarak tasarlanarak yaratılabileceği gibi, Rapor
Sihirbazı (Report Wizard) tarafından da yine adım adım hazırlanabilir.
Yeni bir rapor tasarlamak için
veritabanı penceresinden Reports (Raporlar) bölümü seçilir. Ardından New (Yeni)
seçeneği ile rapor yaratma seçeneklerine ulaşılır:
Rapor oluşturma seçenekleri
Yöntem Açıklama
Design View (Tasarım Görünümü) Boş
bir form ya da seçilen tablo-sorgunun alanlarını rapor tasarım alanına getirir.
Bu yöntem ile rapor tasarlamak için
alanların seçilmesi ve rapor üzerine yerleştirilmesi gerekir.
Report Wizard (Rapor
Sihirbazı) Adım adım istenilen alanların seçilip
bir raporun oluşturmasını sağlar.
Rapor yaratmada en kolay yoldur.
AutoReport: Columnar Sütun tipinde (bir sayfada bir kayıt)
rapor yaratır. Özellikle müşteri kartı, stok kartı, personel kartı gibi
verilerin gösterimi için idealdir.
AutoReport: Tabular Yatay olarak bir sayfada çok sayıda kayıtın
yer aldığı raporlardır. Özellikle cari hareket, stok hareket, sipariş ve satış
kayıtları gibi veriler için idealdir.
Chart Wizard (Grafik
Sihirbazı) Grafik oluşturur.
Label Wizard (Etiket
Sihirbazı) Özel etiket formlarına istenilen
bilgilerin (adreslerin) basılmasını sağlar.
Rapor sihirbazı bir tablo ya da
sorgu üzerine bir raporun en ayrıntılı biçimde tasarlanmasını adım adım sağlar.
1. Raporda kullanılacak tablo ya da
sorgu seçilir.
2. Ardından raporda yer alacak
alanlar seçilir:
Alanların seçimi için; Available
Fields (Kullanılabilir Alanlar) listesinden seçilen alanlar birer birer ya da
toplu olarak Selected Fields (Seçilen Alanlar) listesine eklenir.
Seçilen alanların ardından Next
(İleri) düğmesine basarak yeni bir iletişim kutusuna geçilir. Raporda gruplama
yapılıp yapılmayacağı sorulur. Groupings (Gruplama) kayıtların belli bir alana
göre ara toplamlarının (toplam, ortalama, vb) alınmasını sağlar. Örneğin satış
raporunda bölge ara toplamlı tüm satışlar. Ya da tarih alanında aylık ara
toplamlı, satıcı kodu ara toplamlı ya da bunların değişik birleşimleriyle iç
içe seçilmiş gruplama alanlarıyla düzeylendirilmiş bir rapor yaratılır.
3. Gruplanacak alan seçilir ve
işlem (sum ya da avg gibi): Varsayım olarak Access ana anahtar olan alana göre
raporu gruplar.
Bu arada istenirse Grouping Options
(Gruplama Seçenekleri) düğmesine basılarak ; gruplama yapılacak alanla ilgili
olarak aralık belirlenir. Gruplama yapılacak alan text ise ilk karakterlerine
göre gruplama yapılabilir. Sayısal ise 1, 10, 100'lü gruplar düzenlenebilir.
Alan tarih bilgisi ise hafta, ay, yıl gibi aralıklar düzenlenebilir.
Son adımda raporun yerleşimi ve
formatı seçilir.
Yaratılan bir raporun üç görünümü
vardır:
-Tasarım Görünümü (Design View)
-Yerleşim Önizleme (Sample Preview)
-Baskı Önizleme (Print Preview)
Rapor tasarımında raporun bölümleri
ve alanları görülür ve değiştirilir.
Örneğin Print Preview (Baskı
Önizleme) görünümünde ise rapor tasarımının yazı tipleri ve yerleşimi denetim
edilir. Baskı ön izleme ise; raporun yazıcıdan bastırılacağı biçimde bir ön
görünümünü sağlar.
Raporu yazdırmak için File (Dosya)
menüsünden Print (Yazdır) komutu kullanılır. Raporu yazıcıya yollamadan önce
kağıda yerleşimi ve yazdırma alanının sınırları ayarlanacaksa o zaman Setup
düğmesiyle margins ve columns bilgileri ayarlanır. Margins (Kenar Boşlukları)
bölümünde raporun kağıda yerleşiminde kullanılacak sınırlar düzenlenir. Top
(Üstten), Bottom (Alttan), Right (Sağdan) ve Left (Soldan) alanlarına istenilen
genişlikler yazılarak sınırlar ayarlanır.
Rapor ve formların kullanılmasında
bölümlerin kavranması yararlı olur. Bir rapor beş ana bölümden (section)
oluşur. Her bölümün amacı ve içeriği ayrıdır. Kullanıcı bu bölümleri istediği
bileşimde kullanabilir.
Rapor bölümleri (sections)
başlıklar, altbaşlıklar ve grup başlıklarından oluşur. Rapor bölümlerinin amacı
raporun belli bir düzende oluşmasını sağlamaktır.
Rapor Header: Raporun başında bir
kez görünür. Rapor başlığı konu ya da
logo (amblem) vb. bilgiler için kullanılabilir.
Sayfa Header: Raporun her
sayfasında görülür. Raporda yer alan kolonların başlıkları bu bölümde yer alır.
Grup Header: Rapor tasarımındaki
gruplamaya uygun olarak her yeni grubun başında görünür.
Detail (ayrıntı): Raporun ana
kısmını belirtir. Veritabanındaki herbir kayıt bu bölümde yer alır.
Sayfa Footer: Her sayfanın altında
görülür. Sayfa numarası vb. bilgiler için kullanılır.
Rapor Footer: Raporun sonunda yer
alır. Rapor toplamları vb. bilgiler için kullanılır.
Gruplama işleminde listelenecek
kayıtların belli bir alan için gruplanması sağlanır. Örneğin; satış
kayıtlarının Tarih bilgisine göre gruplanması; kayıtların her tarih için ayrı
bir grup olarak listelenmesi anlamına gelir. Ancak genellikle tarh bilgisi gün,
ay, yıl gibi gruplanır.
Alanın grup özellikleri (group
properties) ile belirtilen başlık ve altbaşlık bilgileri ya da ifadelerinin bu
grupların yaratılmasını sağlar. Raporda belli alanlar için gruplama yapmak
için; Sıralama ve Gruplama iletişim kutusunun altındaki özellikler kullanılır.
Gruplama sırasında diğer bir işlem
Summary Options'dır. Bu düzenleme gruplama sırasında yapılacak toplama ya da
ortalama gibi işlemi belirtir. Örneğin koda ya
da tarihe göre yapılacak olan gruplamada tutarların toplanması gib.
Yılbaşı, bayramlar, özellikle
sekreterler ve biraz da bilgisayar kullanıcıları için etiket ve zarf basma gibi
bir telaşa neden olur. Access'te yer alan etiket sihirbazı bir tablodan ya da
sorgudan gelen kayıtların istenilen tipteki formlara basılmasını sağlar.
Etiket kullanımında istenilen
bilgilerini seçilmesinin ardından en önemli işlem kullanılacak etiket formunun
tasarımının yapılmasıdır. Etiket formları sürekli (continuous) ya da form
şeklindedir. Sürekli formlar genellikle traktör birimi olan nokta matrisli
yazıcılar için kullanılır. Türkiye'de 35 X 97 mm ve 35 X 77 mm'lik etiket
formları yaygın olarak kullanılır. Bunun dışında form üzerinde etiketler de
kullanılmaktadır. Bu etiket formları da genellikle laser yazıcılarda
kullanılır. Buradan kullanıcının etiket seçimini sahip olduğu yazıcısına göre
yapılması gerekir.
Etiket tasarımı:
1. Veritabanı penceresinden Reports
(Raporlar) bölümü seçilir. New (Yeni) düğmesine basılarak yeni rapor
seçeneklerinden etiket sihirbazı (label wizard) seçilir.
2. Ardından etiket formunun tipi
seçilir.
Product Number (Ürün numarası): Etiket formunun tipi.
Dimensions: Bir etiketin boyutu.
Number across: Etiket formunun kaç kolon olduğu.
Label
Type: Sürekli : Sürekli form şeklinde ve özellikle nakta vuruşlu (traktörlü)
yazıcılar için.
Sayfa besleme: Form şeklinde özellikle laser yazıcı
için.
Bu aşamada kullanılacak etiket
formunun özellikleri seçilir. Mevcut etiket formlarından herhangi birisinin
kullanılacak forma uymaması durumda Customize düğmesine basılar. Eğer etiket
tanımlarından birisi kullanılacak etikete uyuyorsa (ya da yakınsa) o seçilerek
işleme devam edilir.
3. Etiketin yazı tipi vb
biçimlemesi düzenlendikten sonra, birim etiket üzerine yazılacak olan sabit
yazılar ve tablo ya da sorgudan gelecek alanların yerleştirilmesi yapılır.
4. Son olarak da çekilecek olan
etiket listesindeki sıralama düzenlenir. Ardından etiketin raporu ön izleme
olarak ekrana gelir. İstenildiği zaman da yazdırılabilir.
Bu hafta, eğer daha önde tablolar
ve sorgular yapabildiysek onların alt toplamlarını almak ve değişik
düzenlemelerle de (gruplama dediğimiz şey) ara toplamlarını almamız gerekir.
Olası raporlar:
-Siparişlerin tarih, müşteri kodu
ve ürün kodu sıralı listesi.
-Müşteri koduna göre gruplamalı
sipariş bilgileri raporu. Adet tutar ara toplamlı.
-Haftalık tarih gruplamalı sipariş
bilgileri raporu. Adet tutar ara toplamlı.
-Ürün koduna göre gruplamalı
sipariş bilgileri. Adet tutar ara toplamlı.
1. Access raporlarının özelliği
nedir? Bir gruplama senaryosunu açıklayın.
2. Bir rapor tasarımında kaç bölüm
vardır? Bu özellikler form tasarımına benzemektedir? Rapor'daki bölümlerin
işlevlerini açıklayın?
3. Access ile etiket çekilebilir
mi. Yanıtınız Evet ise, nasıl?
|
4. Müşteri hareketlerini tarih
içinde; gün, hafta, ay gibi kırılmalar yaparak gruplamak mümkün müdür? |
|